LA OPINIÓN DE ESPECIALISTAS

PROPIEDAD HORIZONTAL

LIBROS OBLIGATORIOS

Sus Funciones y Usos 

Escribe: HORACIO MONGIANO - Contador Público. Administrador de Consorcios de P.H.

Como expuse en Mayo 2019, a mi criterio, “no existe un solo actor y/o responsable en un consorcio, para cumplimentar lo dispuesto por las disposiciones vigentes” y dentro de estas disposiciones se encuentran los libros obligatorios que deben ser el soporte documental de la gestión del consorcio y la exposición de nuestras sugerencias, problemas y/o quejas, para su pronta atención en la medida de no tratarse de una URGENCIA, donde prevalecerá el llamado Telefónico ( WhatsApp – Email - etc…) al medio o referente que tengamos indicado por el Administrador para su pronta atención y resolución, dejando constancia a posteriori de lo acontecido.

De acuerdo al Código Civil y Comercial (Ley N_26994 su Artículo 2062) define que: Sin perjuicio de los restantes libros referidos a la administración del consorcio, es obligatorio llevar un Libro de Actas de Asamblea y un Libro de Registro de firmas de los Propietarios.

Debe labrarse acta de cada asamblea en el libro Actas de Asamblea, en el cual debe quedar debidamente registrado por escrito lo decidido por los consorcistas respecto de la orden del día, que por otra parte debe encontrarse transcripta en el encabezado del acta. El acta, al culminar la asamblea, debe ser firmada por los propietarios o por sus apoderados que hubieran acreditado tal circunstancia en legal forma ante el administrador, ello a fin de acreditar su asistencia, y deben confeccionarse con el resumen de lo deliberado y la transcripción de las decisiones adoptadas o, en su caso propuestas por la mayoría de los presentes, y ser firmadas por el presidente de la asamblea y dos (2) propietarios. Al pie de cada acta, el administrador debe dejar constancia de las comunicaciones enviadas a los ausentes, de las oposiciones recibidas y de las eventuales conformidades expresas. Este libro debe encontrarse rubricado por el Registro de la Propiedad Inmueble y encontrarse en la oficina del administrador.

Las firmas que suscriben cada asamblea deben ser cotejadas por el administrador con las firmas originales registradas en el Libro de Registro de Firmas, creado en 2009 a partir de la ley 3254 y modificatoria de la ley 941 solo para el ámbito de la CABA. El libro servirá para el cotejo por parte del Administrador – y por los propios propietarios – de las firmas registradas en él con las de asistencia a las asambleas, en particular cuando nazcan dudas sobre la legitimación de los participantes en las reuniones o cuando surjan las mismas de las autorizaciones conferidas por el titular de dominio a otros propietarios o terceros para que los representen en dichos eventos. Debe ser Rubricado por el Registro Público de Administradores de la CABA. y encontrarse en la oficina del administrador y llevarlo a todas las asambleas.

Otros libros obligatorios:

Libro de Administración: Si bien no requiere ser llevado con las formalidades propias de los libros de comercio, es el que refleja los movimientos económicos mensuales del Consorcio (ingresos y egresos por todo concepto) de sus constancias se obtienen las rendiciones de cuentas y los gastos, que resultaran en las expensas que cada propietario, en función a los porcentuales asignados a sus unidades funcionales, deberá abonar. Es de carácter nacional y es rubricado en el Registro de Propiedad Inmueble. Debe encontrarse en la oficina del administrador y ser cumplimentado mensualmente.

Libro de Remuneraciones y Registro de Empleados: Previsto en el art. 52 LCT (ley 20744 y modificatorias) En él se asientan todos los datos relativos al personal: Apellido y Nombres, fecha de ingreso, horarios, remuneración, aportes, licencias, egresos, etc.

En caso de juicio laboral la falta de datos o actualización generan una presunción a favor del trabajador.

Puede ser utilizado en hojas móviles. Debe estar rubricado por la autoridad de aplicación laboral de cada ámbito geográfico, en CABA Ministerio de Trabajo y Seguridad Social permaneciendo en la oficina del administrador.

Libro de Ordenes: Está previsto en el art. 25 ley 12981 (Estatuto del Encargado) y su decreto reglamentario, como así también en el art. 23.13 CCT 378/2004. A los fines de su eficacia legal, debe estar rubricado por la autoridad de aplicación, en CABA Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y permanecer en el edificio del consorcio.

Libro de Inspección de Ascensores: Previsto en la ordenanza 49308/1995 y decreto 220/1996, vigente para el ámbito geográfico de la CABA, por otro lado la resolución N_ 430-AGC/13 se creó el Registro digital de ascensores.

Con la obligación de renovar anualmente la oblea, como así también el pago de la tasa correspondiente, por lo que deben ser renovadas y cambiadas debiendo mantener su ubicación original en los ascensores.

Con relación al denominado Libro de Inspección Digital, el mismo se ha implementado y aprobado por disposición DI-2014-1432-DGFYCO de fecha 29/12/ 2014. Rubricado por el Gobierno de la Ciudad y permanecer en el edificio del consorcio.

Otros libros de carácter no obligatorios oficialmente pero que algunos Reglamentos de Copropiedad y  Administración enumeran y cumplimentan son: Libro de Registro de Propietarios – Libro de Inventario – Libro de Certificación de mantenimiento - Libro de Control Sanitario y Agua Potable - Libro de asuntos legales - Registro de Proveedores y presupuesto y el Libro de Registro de Correspondencia.

Consultas: 4501.8543 / 15.4565.8589